효과적인 온라인 미팅을위한 9 가지 팁

최근에 우리는 효과적으로 회의를하는 방법에 대한 대중적인 기사를 썼습니다. 어떤 사람들은 온라인 모임에 특별한 기술이 필요하다고 지적했고, 직접 회의를 위해 제공 한 것과 동일한 조언을 따르기가 어려울 수 있습니다. 많은 사람들이 집에서 일하면서 이러한 유형의 모임을 해결하는 것이 좋은 생각이었습니다. 주로 집에서 일하기 때문에 화상 회의 및 화면 공유를 사용하여 회의 중 좋은 부분을 수행합니다. 몇 년 동안이 작업을 수행 한 후 온라인 회의를 시작하는 사람들에게 제공 할 수있는 몇 가지 주요 팁을 소개합니다.

1. 집중하라

온라인 회의 중일 때 산만 해 지거나 멀티 태스킹을 시도하는 것이 쉽습니다. 이러지 마. 특히 비디오를 보았을 때 회의에 집중하고 강아지 나 아이들이 사무실에 들거나 카메라에 나타나지 않도록하십시오. 신체적으로 회의에 참석하는 경우 낙서를하거나 창밖을 내다 볼 때조차도 참석자에게주의를 기울일 수있는 "포인트"를줍니다. 온라인 미팅을 통해 미묘한 혼란조차도 관심을 기울이지 않는 것처럼 보일 수 있습니다.

한 개인이 다른 전화 통화로 방해를 받거나 혼란스러워하는 화상 회의를했습니다. 화상 회의에서 전문가보다 전문가가 아닌 경우가 10 배 더 많습니다.

2. 기술 권리 얻기

기술이 문제가 될 것이라고 생각하고 여러 옵션과 모든 것을 올바르게 할 수있는 충분한 시간을 제공한다고 가정 해보십시오. 다음과 같은 몇 가지 사항을 고려해야합니다.

컴퓨터를 미리 재부팅하십시오. 때로는 컴퓨터가 재부팅되지 않도록 컴퓨터를 재부팅해야 할 수도 있습니다. 컴퓨터를 재부팅하는 동안 모든 사람이 기다릴 필요는 없습니다.

10 ~ 15 분 일찍 연결하십시오. 문제가있는 경우 사전에 문제에 대해 알고 싶습니다. 익숙한 웹 회의 시스템을 사용하는 경우 특히 그렇습니다. 작은 학습 곡선이있을 수 있으며 다운로드하여 설치해야하는 도구가있을 수 있습니다.

대체 연결 정보를 사용할 수 있어야합니다. 많은 웹 회의 솔루션을 통해 컴퓨터 나 전화를 통해 오디오를 사용할 수 있습니다. 두 가지 방법을 모두 연결하는 데 필요한 정보가 있는지 확인하십시오. 연결 문제로 인해 비디오 이미지가 약간 엉망이되는 경우 큰 문제는 아니지만 사람들이 자신이 말하는 것을 이해하지 못하면 기여할 수 없습니다.

인터넷 연결이 포화되지 않도록하십시오. 다른 사람이 전체 DVD 데이터를 업로드하려고 할 때 화상 회의를 시도하지 마십시오. 대부분의 경우 업로드 속도는 병목 현상이지만 두 가지 모두 작동합니다. 음성은 연결 속도에 특히 민감합니다. 문제가있는 경우 전화를 사용하여 음성 연결을 시도하십시오. 따라서 최소한 음성을 듣고 분명하게들을 수 있습니다.

쉽게 전환 할 수있는 백업 연결이 있어야합니다. 집에서 화상 회의를 많이하는 경우 백업 인터넷 연결이 필요합니다. 많은 곳에서 한 달에 15 ~ 30 달러에 DSL 회선을 이용할 수 있습니다. 그러나 무언가가 다운 될 경우 신속하게 전환하는 방법을 알고 있다면 유용합니다.

다른 프로그램을 종료하십시오. 비디오 편집 응용 프로그램이나 거대한 Photoshop 파일이 열려있는 동안 화상 회의를 시도하지 마십시오. 필요없는 프로그램을 닫습니다. 이렇게하면 컴퓨터가 손상 될 가능성이 줄어들고 화상 회의를 할 때 사용할 수있는 리소스가 늘어납니다.

UPS를 사용하십시오. 전원을 껐다가 다시 켰을 때 오프라인으로 두드리고 싶지는 않습니다. 전체 통신 체인을 배터리 백업에 연결해야합니다. 컴퓨터가 배터리 백업 중이지만 케이블 모뎀이 아닌 경우 전원이 꺼지더라도 약한 연결 상태를 유지합니다.

3. 이메일 요약을 따르십시오.

실제 회의에서 중요한 부분 중 일부는 회의가 끝난 후에 발생합니다. 사람들은 자신이 할 일에 대해 이야기하고 약속을 명확히합니다. 가능한 경우이 것을 재현하십시오. 의사 결정과 의사 결정에 대한 전자 메일 요약을 보내면 오해가 없도록하고 모든 사람이 사용할 수있는 기록을 작성하는 데 도움이되는 정보를 제공합니다.

4. 정중하게 주장하다.

브라이언이 지적한 바와 같이, 논쟁은 회의에 좋을지 모르지만, 당신은 바보가되지 않고 직접 할 수있는 것처럼 화상 회의를 통해 같은 방식으로 논쟁 할 수 없습니다. 당신은 여전히 ​​논쟁해야합니다. 우리가 말했듯이, 회의에서 가장 중요한 부분은 의견의 불일치와 아이디어의 결합입니다. 그래도 비언어적 인 의사 소통을 할 때 불이익을 느끼기 때문에 예의를 갖추려면 신중해야합니다. 신체 언어와 자세는 비디오 카메라를 통해 직접 전달되는 것이 아니므로 사물을 말하는 방식이 훨씬 중요 해집니다.

다음은 정중하게 논하는 몇 가지 방법입니다.

감정 이입으로 다른 사람의 입장을 진술하십시오. 이것은 그들이 무슨 말을했는지 이해하는지 보여줍니다. "이것이 중요하다고 생각하는 이유"와 "XYZ 관점에서 볼 때이 점에서 가치를 볼 수 있습니다."와 같은 문구를 추가합니다. 누군가의 입장과 자신의 직무의 중요성을 이해함을 보여주는 것은 자신을 이해하도록하는 매우 귀중한 방법입니다. 관점에서 방어가되지 않기 때문입니다.

사람들에게 초점을 맞추지 말고 문제에 집중하십시오. 개인적인 공격처럼 보이지 않도록 조심하십시오.

귀하의 위치를 ​​진술하십시오. 반 공식화 된 아이디어로 말하기 시작하지 마십시오. 말하기 시작하기 전에 논점을 설명하는 몇 가지 단어를 쓰는 것은 무리가 아닙니다. 기억하세요, 당신은 비언어적 인 의사 소통 단점에 처해 있으므로 의사 소통은 분명하고 분명해야합니다.

사소한 것이라 할지라도 적법성에 대해 언급하십시오. "이것에 대해 강하게 느끼고 열정에 감사 드리며"아이디어를 집중하고 개인 간의 적대감 확산을 도울 수 있습니다.

앞서 계획하십시오. 토론이 논쟁의 여지가있는 경우 사전 계획을 세우십시오. Joe가 당신의 아이디어에 대해 화를 낼지 모르지만 Susan이 그것을지지한다면, 미리 Susan에게 이야기하십시오. Joe가 한 사람에게 초점을 맞추지 않도록 두 부분 모두를 제시 할 수 있습니다. 어쩌면 Susan은 그녀가 Joe와 더 나은 업무 관계를 가지고 있고 그와 같은 방에있을 것이므로 비언어적 인 의사 소통 단점이 아니라는 생각을 할 수 있습니다.

전화로 사람들에게 연락하십시오. 회의가 끝난 후 소수의 사람들에게 신속하게 전화를 거는 것은 어려운 감정이 없는지 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이렇게하면 사람들이 자신의 책상으로 돌아갈 때 직접 회의가 발생한 후 발생하는 상호 작용을 그대로 재현 할 수 있습니다.

5. 준비해라.

회의 전에 모든 준비를했는지 확인하십시오. 비디오 컨퍼런싱은 준비가 부족한 부분을 확대하는 경향이 있으므로 주변을 둘러 보지 않고도 쉽게 얻을 수있는 문서 나 파일이 있는지 확인하십시오. 실생활에서 서류 가방을 들여다 보는 것은 큰 문제는 아니지만 화면에서 사라져 뭔가를 얻는다면 미리 준비하지 않은 것처럼 보일 수 있습니다. 대부분의 경우, 도움을 줄 수있는 경우 화면에서 사라지기를 원하지 않습니다.

6. 카메라를 들여다보십시오.

최고의 화상 회의 시스템을 사용하면 카메라를 직접보고있는 동안 사람들을 볼 수 있습니다. 이를 염두에두고 비디오 카메라를 배치하기 위해 최선을 다하십시오. 다른 사람들의 이미지에서 왼쪽을보고 비디오 카메라가 오른쪽에있는 경우, 옆으로 쳐다 보는 것처럼 보입니다. 둘 다 볼 수 없다면, 상대방의 눈을 마주 치게하기 위해 카메라를 보는 것이 좋습니다. 화면에 미리보기가 표시되면 카메라와 창을 배치하여 눈을 바라 보는 것처럼 보이게하십시오.

7. 깨끗하고 산만 한 배경

자신이나 책상 앞의 배경에 무엇이 있는지 잘 알고 있어야합니다. 최대한 깨끗하고 혼란스럽게 사무실을 유지하십시오. 사람들이 너를 따라 걷는 것에 대해 조심해야한다. 그것은 산만 해 보이고 프로답지 않게 보일 수 있으며, 당혹 스러울 수도 있습니다. 뉴스 프로그램은 분석가를 모두 자신의 컴퓨터에서 열심히 일하는 것처럼 보여줍니다. 최근의 금융 뉴스 방송에서는 자신의 모니터에서 수영복 사진을 배경으로보고있는 근로자를 보여주었습니다. 이상적으로는 책상을 배치하여 사람들이 뒤를 따라갈 수 없도록하려는 것입니다. 집에서 일하면 아이들 중 한 명이 백그라운드에서 뛰는 것을 원하지 않습니다.

좋은 카메라를 사용하십시오.

노트북에 내장 된 카메라가 작동하는 동안 외장 카메라로 더 좋은 화질을 경험할 수 있습니다. FireWire를 사용하여 컴퓨터에 연결 한 DV 캠코더를 사용하면 아주 좋은 결과를 얻을 수 있습니다. 카메라에서 화이트 밸런스가 작동하는 방식을 이해하는 데 시간을 할애하는 것이 좋습니다. 나는 그들의 카메라가 피부색을 밝게 보이게하기 때문에 선탠 침대에서 10 시간을 보냈던 것처럼 보이는 사람들과 온라인 회의를했습니다. 큰 문제는 아니지만 더 전문적으로 보일수록 좋습니다. 내가 카메라에 대해 좋아하는 또 다른 기능은 리모콘 줌입니다. 이렇게하면 카메라에 손을 뻗거나 이미지를 남기지 않고도 사진 구도를 쉽게 잡을 수 있습니다.

빛이 충분한 지 확인하십시오. 카메라에 조명이 내장되어있는 경우 카메라를 켜보십시오. 그늘을 열거 나 다른 램프를 켜면 이미지가 다른 참석자에게 얼마나 잘 보이는지에 큰 차이가 발생할 수 있습니다.

9. 정시에 끝내라.

중요한 회의에 사람들이 제 시간에 나타나기를 원합니다. 당신은 그들에게 존경의 동일한 수준을주고 당신이 끝날 것이라고 말할 때 끝내야합니다. 의제 시간표를 계속 지키면 시간이 끝나기가 너무 어려워서 일찍 끝나지 않는 것이 항상 좋은 일입니다.