좋은 회의를위한 TPS
Apr 23, 2019
원거리 회의를위한 팁
원거리 회의는 시간을 절약하고보다 신속한 결과를 제공합니다.
원거리 회의의 장점 중 일부는 다음과 같습니다.
• 여행 경비를 줄이거 나 없애십시오.
• 회사 효율 향상 - 여행 시간은 근무 시간으로 바뀝니다.
• 직원들에게 스트레스 수준 줄이기 - 일과 삶의 균형
• 직설적이고 자연스러운
• 환경 친화적 인
좋은 전화 회의를위한 팁
준비 (회의 주재의 경우)
목적. 회의에 대한 명확한 목적과 참가자들에게 기대하는 바를 명확히하십시오. 정보, 토론 또는 결정을위한 회의입니까?
• 올바른 사람. 회의에 뭔가를 추가하고 그 회의에서 뭔가를 얻는 사람을 초대하십시오.
• 필요한 수치. 참가자들에게 필요한 독서 과제와 참가자들에게 예상되는 내용에 대한 개인적인 의견을 전합니다. 그들은 특정 정보를 회의에 가져 오거나 특히 어떤 것을 설명하기를 원합니까?
• 명확한 의제. 회의 전에 좋은 의제와 목록을 보내십시오.
• 통보. 회의에 참가하는 방법 (전화 번호 및 PIN 코드) 또는 참가자에게 전화 할 것인지 설명하십시오.
• 테스트. 첫 회의를 진행하기 전에 몇 가지 테스트 전화를하고 다양한 기능을 사용해보십시오. 교환기가 여러 당사자에게 전화를 걸려면 특별한 명령이 필요합니다. 전화 통신 관리자에게 문의하십시오.
• 문서화. 회의는 어떻게 문서화됩니까? 녹음 기능을 사용하는 것이 좋습니다.
• 간단하게하십시오. 회의가 되풀이되는 회의 인 경우 참가자를 회의 가이드에 그룹으로 추가하거나 개별 연락처를 전화 번호부에 추가하십시오.
• 시간에 시작하고 종료하십시오. 참석자가없는 경우에도 지정된 시간에 항상 회의를 시작하십시오.
회의를 연장해야하는 경우 잠시 휴식을 계획하십시오.
• 따라하고 따라하십시오. 회의 후에 요약, 후속 조치 및 회의록 발송. [마감일을 정하고 모든 사람에게 누가 책임이 있는지를 알리십시오.]
회의 도중 (회의 주최자 인 경우)
소개. 환영하고 모든 사람을 소개합니다. 오프 사이트에있는 사람들에게조차도 회의가 좋은 출발을 보장하고 포용적인 분위기를 보장합니다. 회의가별로 크지 않은 경우 (최대 10 명 정도) 참가자들에게 간략하게 자신의 목소리를 듣기 위해 소개하도록 요청하십시오. 항상 다른 지역에 참여하는 사람들조차도 함께 앉아있는 느낌을 사람들에게 줄 수있는 분위기를 만들어보십시오.
분. 기록을 남기거나 몇 분이 걸릴 수있는 비서를 임명하고 녹음이 이루어지면 녹음에 액세스 할 수 있습니다.
• 의제. 회의를 이끌어가는 사람은 회의가 무엇인지, 그리고 회의가 얼마 동안 지속될지를 설명하고 의제에 대한 간략한 요약을 제공합니다.
• 중단. 회의의 기본 규칙을 설명하고 방해가 될 수있는 사항을 설명하여 회의를 시작하십시오.
전자 메일을 읽거나 스마트 폰에서 서핑을하거나 다른 숙제를하는 등의 일을해서는 안됩니다.
• 휴식. 회의가 45 분 이상 실행되는 경우, 계속하기 전에 사람들이 다리를 10-15 분 동안 뻗을 수 있도록 휴식을 취하십시오.
• 합의에 도달하십시오. 새 항목으로 이동하기 전에, 다양한 참가자와 함께 누군가가 말하고 싶은지 확인하십시오. 이것은 모두가 참여하게 느끼게합니다.
• 동적. 그룹에서 동적을 관리하고 고려하십시오. 논의되는 문제에 대해 모든 사람이 의견을 교환하고 갈등을 처리하도록하십시오.
• 설명. 방안에 무언가가 발생하면 (웃음을 얻을 수 있음) 전화를 통해 참여하는 모든 사람에게 무슨 일이 일어나고 있는지 설명하고 모든 사람이 포함되어 있다고 느끼는지 설명하십시오.
• 질문 할 시간. 질문을 처리 할 수있는 시간을 마련하십시오.
• 새로운 회의. 후속 조치가 필요한 문제가있는 경우 다음 회의 시간에 동의하십시오.
회의 후 (회의 주최자 인 경우)
따라하고 따라하십시오. 회의 후에 요약, 후속 조치 및 회의록 발송. 마감일을 정하고 누구에게 무엇을 책임지고 있는지 알려주십시오.
회의에 참여한 모든 사람 (원격 위치)
• 평화 롭고 조용합니다. 가능한 한 조용한 장소를 찾으십시오.
• 박차를가하십시오. 차에 참여하는 경우 회의에 참가하기 전에 주차장에 안전하게 주차하십시오.
• 마이크를 끄십시오. 공항이나 자동차 또는 카페에서와 같이 많은 배경 소음이있는 곳에 앉아 있으면 말을하지 않을 때 마이크를 끄십시오 (음소거).
• 충분한 시간을 준비하십시오. 모임이 시작되기 전에 다른 참가자와 채팅 할 수있는 기회를 제공 할 수있는 회의 시간을 확보하십시오 (회의실의 사람들과 같이).
• 자신을 소개하십시오. 말할 것이 있으면 먼저 자신을 소개하여 사람들이 당신의 목소리를 알아볼 수 있도록하십시오.
• 사람들에게 정보를 제공하십시오. 연결이 끊어 지거나 (수신율이 좋지 않은 경우 등) 즉시 전화를 걸어 다른 사람이 잠시 자리를 비 웠음을 알리십시오.
• 초점. 회의에 집중하십시오. 회의 중에 전자 메일을 읽거나 다른 일을하지 마십시오.
