컨퍼런스 구성? 다음은 도전 과제로 떠오르는 몇 가지 요령입니다.
Jun 08, 2017
연구 회의를 조직하는 것은 상당히 어려울 수 있습니다. 어떤 사람들은 그것을하지 말라고 조언합니다. 그러나 놀라운 기회이자 보람있는 경험이기도합니다.
성공적인 이벤트를 함께하는 것은 어려운 투쟁이 아니어도됩니다. 세 가지 황금률을 기억하십시오 : 앞서 계획하고, 훌륭한 팀과 함께 자신을 둘러싸고, 왜 그렇게하고 있는지 알아보십시오!
이 모험에서 당신을 도울 수있는 몇 가지 요령이 있습니다.
1. 계획 실패는 실패 할 계획입니다.
물류에 몰두하지 마십시오. 회의장 예약과 연회 주선 담당자에게 전화하기 전에 회의 준비에 시간을 할애해야합니다.
이렇게하면 많은 스트레스를 줄이고 막판에 예상치 않은 놀라움을 예방할 수 있습니다.
회의를 원하는대로 묘사하십시오. 누가 참석할 것인가? 어떤 종류의 행사가 될 것입니까? 대표자에게 어떤 종류의 경험을 제공하고 싶습니까?
그런 다음 구체적으로 들어가십시오. 얼마나 많은 참석자가있을 것입니까? 얼마나 많은 제출물을 받게됩니까? 마지막으로 며칠입니까?
가능한 경우 이전 주최자와 연락하여 이전 연도의 정보를 수집하십시오. 현실적인 예산을 세우는 데 도움이됩니다.
그리고 모든 작은 것을 예상하는 것은 불가능하다는 것을 기억하십시오. 기대하지 않았던 문제가 항상있을 것입니다. 괜찮습니다. 이것에 대해서도 계획하십시오.
2. 힘이있다.
프로그램부터 물류, 재무 및 마케팅에 이르기까지 컨퍼런스 구성에는 전문 지식이 필요한 다양한 측면이 포함됩니다. 좋은 팀으로 자신을 감싸면 압도 당하지 않고 여러 작업을보다 효율적으로 수행 할 수 있습니다. 또한 훌륭한 콘텐츠, 훌륭한 연사 및 참여하는 참석자와 같은 주요 목표에 집중할 수 있습니다.
팀을 신중하게 선택하십시오. 열정적이고 조직적이며 주도적 인 팀 선수를 찾아 조직위원회는 너무 많은 구성원을 배치해서는 안되며 의사 결정과 조정을 원활하게 유지해야합니다. 조나단 칸 (Jonathan Khan)은 3 명이 좋은 숫자라는 것을 알았습니다. 그것은 모두 귀하의 회의 규모와 당신의 손에 달려있는 시간에 달려 있습니다.
대의원을 배웁니다. 물류 (장소, 숙박, A / V, 케이터링, 교통), 기술 프로그램, 기조 연설자, 재정 및 스폰서, 등록, 마케팅 (커뮤니케이션, 홍보, 웹 사이트, 소셜 미디어 ...) 등 여러 가지 책임 영역에위원회를 할당 할 수 있습니다. 핵심 조직 자의 상단에 자원 봉사자를 등록하여 회의 당일이나 소규모 작업을 도와 줄 수 있습니다. 학생들은 종종 그것을 좋은 기회로보고 행복하게 도울 것입니다.
예산이 있다면 PCO 또는 회의실을 고용하는 것을 고려하십시오. 학문적으로, 이벤트 관리가 반드시 당신의 장점은 아닙니다. 이 전문가들은 학술회의를 조직하는 전문가입니다. 그들은 특히 물류 측면에서 가장 가치있는 도움을 제공 할 것입니다.
3. Embrace 기술
기술력을 활용할 수있는 많은 방법이 있습니다.
우선, 추상 관리 시스템을 사용하여 제출물을 수집하고, 동료 검토를 받고, 제출을 승인하고, 프로그램을 관리하십시오. 예, 우리는 편파적이지만 시간을 얼마나 절약 할 수 있는지 충분히 강조 할 수는 없습니다!
회의가 진행되는 동안 모든 객실에 적합한 A / V 장비가 있고 작동하는지 확인하십시오! 그리고 이것이 21 세기임을 기억하십시오! 꽤 많은 사람들이 노트북, 스마트 폰 또는 태블릿을 휴대하며 인터넷에 액세스하려고합니다. Wifi는 회의에서 중요한 문제가 될 수 있습니다. Wi-Fi에 충분한 대역폭을 제공한다는 것을 미리 확인하십시오.
또한 모바일 응용 프로그램을 사용하여 참석자의 경험을 향상시킬 수 있습니다. 거기 밖으로 많은 애플 리케이션, 참석자 네트워크, 회의 탐색, 자신의 일정을 만드는 데 도움이 등
4. 스피커를 신중하게 선택하십시오.
적절한 기조 연설자를 찾는 것이 중요하지만 까다로울 수 있습니다. 훌륭한 기조 연설자가 대표자를 끌어 들이고 연구 회의의 분위기를 조성합니다.
어떤 종류의 발표자와 발표자가 필요한지 생각해보십시오. 다양성을 목표로하십시오. 잘 알려진 연구원과 중학교 연구자 모두를 초대하고 성 차별을 조화 시키십시오.
연사가 취소 할 경우를 대비하여 계획 B가 있는지 확인하십시오!
5. 게시 된 상태로 유지하십시오.
효율적인 의사 소통 계획을 수립해야합니다. 언제, 누구에게 어떤 콘텐츠를 공유할지에 대한 전략을 구현하십시오. 웹 사이트에서 인터뷰, 블로그 게시물, 그림, 프로그램, 발표자 발표 ... 정기적으로 콘텐츠를 업데이트하여 흥미 진진한 콘텐츠를 만들어보십시오.
대의원과 연사와 연락을 유지하십시오. Mailchimp와 같은 도구를 사용하여 대량 전자 메일을 대리인에게 보낼 수 있습니다. 그들이 회의에 관한 모든 필요한 세부 사항과 지시 사항을 확보했는지 확인하십시오 : 장소 주소, 날짜, 지침, 연락처, 조언 ...
회의 도중 좋은 의사 전달이 중요합니다. 프레젠테이션 룸, 등록 표, 점심 영역 또는 화장실을 향한 참석자를 가리키는 표지판을 추가하십시오. 당일 발표회를 통해 대표자들에게 행사의 전개를 알리고 자원 봉사자와 직원들이 질문에 답하고 대표자를 안내 할 수있게하십시오. 그리고 감사하다는 말을 잊지 마세요! 대의원에게 이메일을 보내고 연사,위원회 위원 및 자원 봉사자에게 서면으로 각서에 감사의 뜻을 전한다.
6. 네트워킹 촉진 네트워킹은 연구원이 회의에 참석하는 주된 이유 중 하나입니다. 귀하의 직업은 그들이 흥미있는 사람들을 만날 수 있도록 돕는 것입니다. 방법? 우선, 네트워킹 기회와 토론에 충분한 시간을 할당하십시오. 프리젠 테이션으로 프로그램을 벼락 부식시키지 마십시오. 많은 사람들이 숨을 쉬거나 채팅 할 수 있도록 브레이크 아웃과 커피 세션을 만들어보십시오. 그리고 "사회적인"방을위한 적합한 체제를 선택하십시오 : 앉고 회담하는 소파와 의자를 비치하십시오. 파티, 칵테일 및 저녁 식사와 같은 사교 행사를 조직하십시오. 당신은 또한 "unconferences"의 조직과 네트워킹을 장려하기위한 멋진 모바일 응용 프로그램의 사용과 같은 참여를 촉진하기 위해 몇 가지 실험을 실행하는 것을 고려해야합니다. 결론 학술회의를 조직하는 데는 여러 가지 업무가 필요하며 대부분이 학계와 관련이 없습니다. 그들 모두를 따라 잡을 수 있도록 조직되어야합니다. 처음으로 컨퍼런스를 주최하는 경우 과거 주최자 또는 전문가의 조언을 구하십시오. 귀하의 오리를 연속으로 관리하고 팁을 염두에두면 성공적인 행사를 진행할 수 있습니다!
자세한 내용은 http : //www.tenveo-video-conference.com/을 참조하십시오.
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